Two Productivity systems ที่น่าสนใจและสามารถนำไปปรับใช้กับองค์กรของเราได้

1) Getting Things Done (GTD) by David Allen

เป็นการบริหารจัดการงานหรือโครงการให้สำเร็จในเวลาที่มีการกำหนดไว้ โดยจะแบ่งงานหรือโครงการเป็นส่วนๆและกำหนดสิ่งที่จะต้องทำขึ้นมา

ตัวอย่างเช่น

งานการติดตั้งอุปกรณ์ไวไฟให้กับลูกค้า เราต้องทำการกำหนดสิ่งที่จะต้องทำ วัน/เวลา และผู้รับผิดชอบของแต่ละส่วนงาน เช่น จัดเตรียมอุปกรณ์ เช็คความเรียบร้อยของอุปกรณ์ก่อนการติดตั้ง โทรนัดหมายลูกค้า ทำการติดตั้ง ทดสอบ เซ็นเอกสารติดตั้งเรียบร้อย แจ้งฝ่ายบัญชีและเซลล์เพื่อเก็บเงิน โดยแต่ละงานควรมี due date และคนรับผิดชอบ

จากตัวอย่าง มันก็จะเหมือนกับว่าเรากำลังทำ To do List ซึ่งจะทำให้เรารู้ว่าต้องทำอะไรบ้าง มีกำหนดระยะเวลาเป็นอย่างไร แต่มันเป็น To do List สำหรับการทำงานร่วมกับผู้อื่น

ซึ่งเราจะพบว่าในการทำงานในองค์กร บางครั้งพนักงานใหม่จะไม่รู้ว่าจะต้องทำงานแบบไหน หรือโฟลว์งานเป็นอย่างไร พนักงานใหม่ก็มักจะสอบถามจากพนักงานเก่าที่อยู่มาก่อน ซึ่งบางครั้งก็ถูกบ้าง ไม่ถูกบ้าง

ดังนั้นถ้าบริษัทมีแพลตฟอร์มการทำงาน (workflow management) ที่ดี ก็จะทำให้การทำงานมีความสะดวกมากขึ้น มีแบบแผนที่ดี ชัดเจน และทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพที่ดีขึ้นอย่างเห็นได้ชัด

แพลตฟอร์มการทำงานที่ดีตัวหนึ่งก็คือ Asana ซึ่งเป็น task/project management ที่อยู่บนคลาวด์ ถูกจัดให้เป็นซอฟต์แวร์ทางด้าน Work managment platform ซึงทาง Forrester จัดให้ Asana อยู่ในกลุ่มของ Leader

สามารถอ่านข้อมูลการประเมินผลได้ที่ Collaborative Work Management Tool For the Enterprise, Q4, 2018 by Forrester

ร่วมสัมผัสประสบการณ์การใช้งาน asana ฟรีได้โดยคลิกที่แบนเนอร์ด้านล่างนี้

2) Kanban 

เป็นระบบการจัดตารางเวลาสำหรับการผลิตแบบลีนและการผลิตแบบทันเวลา

Taiichi Ohno วิศวกรอุตสาหกรรมของ Toyota พัฒนา kanban เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการผลิต

Kanban เป็นวิธีหนึ่งในการบรรลุ JIT System ระบบใช้ชื่อจากการ์ด (card) ที่ไว้ติดตามการผลิตภายในโรงงาน

เราสามารถนำ Kanban มาประยุกต์ใช้ในการทำงานขององค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่นการบริหารจัดการทีมขาย โดยเราสามารถแบ่งการทำงานออกมาเป็นขั้นตอนการขายเพื่อที่จะปิดดีลๆหนึ่ง

ตัวอย่างเช่น

แบ่งขั้นตอนการขายออกมาเป็น จัดเตรียมลีด ติดต่อลีด คัดกรองลีด เก็บข้อมูล นำเสนอราคา ต่อรอง ปิดดีล เป็นต้น โดยการ์ด (card) แต่ละการ์ดจะแทนขั้นตอนแต่ละขั้นตอน เมื่อทำเสร็จขั้นตอนที่หนึ่ง การ์ดก็จะถูกเลื่อนไปยังขั้นตอนต่อไป จนกระทั่งจบกระบวนการ

จะเห็นว่าเมื่อองค์กรมีพนักงานขายหลายคน แต่ละคนก็จะมีแบบแผนที่ดีสำหรับการทำงานขายเพื่อที่จะปิดการขาย โดยที่บริษัทก็จะสามารถรับรู้ได้ว่าทีมขายมีการทำงานเป็นอย่างไร

และถ้าบริษัทมีแพลตฟอร์มการทำงานที่ดีเพื่อช่วยให้ทีมขาย บันทึกข้อมูล ติดตามงานขาย แสดงผลการขาย มันก็ยิ่งจะทำให้การทำงานเป็นไปอย่างรวดเร็ว สะดวก มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

แพลตฟอร์มการทำงานที่ดีตัวหนึ่งสำหรับงานขายก็คือ Pipedrive

Pipedrive เป็น Sales CRM ที่อยู่บนคลาวด์ ถูกจัดให้เป็นซอฟต์แวร์ทางด้าน Sales Customer Relationships Management ที่ดีที่สุดตัวหนึ่ง

สามารถอ่านรายละเอียดเพิ่มเติมสำหรับการจัดอันดับได้ที่ https://www.g2.com/categories/crm

ร่วมเป็นหนึ่งในบริษัทที่ใช้ Pipedrive เริ่มต้นจากการทดลองใช้ฟรี 30 วันโดยไม่มีข้อผูกมัดใดๆ