บางครั้งบริษัทอาจมีความต้องการที่จะเปลี่ยนเซลล์ซีอาร์เอ็ม (Sales CRM) จากที่ใช้อยู่ไปเป็นตัวใหม่ ซึ่งเป็นเพราะราคาของเซลล์ซีอาร์เอ็มที่ใช้อยู่ค่อนข้างสูง การใช้งานไม่ง่าย ไม่ได้ใช้ฟีเจอร์ที่มีอยู่ทั้งหมด หรือวิว (view) ที่ไว้สำหรับดูดีล โอกาส ลีด กิจกรรม ค่อนข้างดูยาก ไม่ทันสมัย

ไม่ว่าจะด้วยเหตุผลอะไรก็ตาม บริษัทสามารถที่จะเปลี่ยนการใช้งานจากเซลล์ซีอาร์เอ็มเดิมที่ใช้อยู่ไปเป็นตัวใหม่ได้

สิ่งที่เราจะต้องคำนึงหลังจากตัดสินใจแล้วว่าจะใช้ตัวใหม่ก็คือ ข้อมูลที่มีอยู่ในระบบเซลล์ซีอาร์เอ็มเดิมจะทำอย่างไร และจะทำการใส่ข้อมูลเดิมให้กับระบบใหม่ได้อย่างไร

สิ่งที่เราควรจะพิจารณาเมื่อต้องการย้ายข้อมูลจากระบบเดิมไปยังเซลล์ซีอาร์เอ็ม Pipedrive มีดังต่อไปนี้

a. เราจะนำเอาข้อมูลออกจากระบบเดิม (export) ได้อย่างไร ซึ่งโดยปกติแล้วระบบเซลล์ซีอารเอ็มจะสามารถ export data ออกมาในรูปแแบบไฟล์ excel และ/หรือ csv

b. ข้อมูลอะไรบ้างที่จะนำไปใช้ต่อ หรือข้อมูลอะไรบ้างที่จะใส่ลงไปในระบบเซลล์ซีอาร์เอ็มใหม่ โดยปกติแล้วข้อมูลที่มีความสำคัญที่ควรใส่ลงไปก็จะมี

1. ชื่อคนที่ติดต่อ (Contact)

2. ชื่อบริษัทที่ติดต่อ (Organization)

3. โอกาส ลีด หรือ ดีล (Opportunity or Deal)

4. กิจกรรม (Activity)

ตัวอย่างข้อมูลที่อยู่ในสเปรดชีตของ Pipedrive | The Ultimate Pipedrive Import

c. เราจะนำเอาข้อมูลเดิมใส่ลงไปในระบบใหม่อย่างไร (import data) โดยปกติแล้วระบบใหม่จะมีฟีเจอร์ในเรื่องของการนำข้อมูลใส่ลงไปในระบบ (import data) โดยไฟล์ของข้อมูลควรอยู่ในรูปแบบ excel หรือ csv ซึ่งเราอาจจะต้องมาทำการเชื่อมโยงฟิลด์ (mapping field) ของข้อมูลจากระบบเดิมมาสู่ระบบใหม่

ตัวอย่างเช่น

ระบบเดิม                                                                                      ระบบใหม่

Opportunity Name (ชื่อของโอกาส)                                   Deal Name (ชื่อของดีล)

Account Name (ชื่อของแอคเคาท์)                                    Organisation Name (ชื่อของบริษัท)

Contact Name (ชื่อของคนติดต่อ)                                      People Name (ชื่อของคนติดต่อ)

Contact Title (ตำแหน่งของคนติดต่อ)                                 People Position (ตำแหน่งของคนติดต่อ)

เป็นต้น

Pipedrive (Sales CRM) มีฟีเจอร์สำหรับการนำเข้าของข้อมูล (Import data) ในรูปแบบไฟล์ excel หรือ csv ซึ่งผู้ใช้งานสามารถจัดการได้อย่างง่ายดาย ข้อมูลที่นำเข้าไปในระบบสามารถประกอบไปด้วย Organisation People Deal and/or Activity ซึ่งในแต่ละหมวดหมู่จะประกอบไปด้วยฟิลด์ที่มีมากับระบบและฟิลด์ที่เราสามารถเพิ่มเติมขึ้นมาใหม่ได้

ดังตัวอย่างเช่น

Organisation ประกอบไปด้วยฟิลด์ที่มีมากับระบบดังนี้ Organisation – Name Organisation – Address เป็นต้น เราสามารถเพิ่มฟิลด์ใหม่ เช่น Organisation – Website Organisation – Industry ลงไปในระบบได้

เพื่อให้ดูเข้าใจง่ายขึ้น เรามาลองดูภาพด้านล่างนี้สำหรับวิธีการนำเข้าข้อมูลลงไปในระบบ Pipedrive

ภาพชุดแรก 

Pipedrive จะมีหมวดหมู่ (Object) สำหรับข้อมูลดังต่อไปนี้

a. People (บุคคล)

b. Organisation (องค์กร)

c. Deal (ดีล โอกาส หรือ ลีด)

d. Activity (กิจกรรมต่างๆ)

e. Note (บันทึก) ซึ่งจะแสดงบนดีเทลวิวของดีล (Deal’s detail view)

f. Product (สินค้า)

แต่ละหมวดหมู่ ก็จะประกอบไปด้วยฟิลด์ต่างๆที่เกี่ยวข้อง ซึ่งระบบจะมีฟิลด์ให้มาอยู่แล้ว แต่ถ้าต้องการเพิ่มเติมฟิลด์ใหม่ก็สามารถทำได้

โดยปกติ Pipedrive สามารถนำเข้าข้อมูล (import data) จากระบบอื่นมาที่ Pipedrive ได้โดยตรง โดยเราจะสามาถเช็คได้ว่ามีระบบเซลล์ซีอาร์เอ็มตัวไหนบ้างที่ทำได้จากการคลิกที่ “From Another Software” ซึ่งวิธีนี้ผู้ใช้งานจะต้องเป็นแอดมิน

เราขอแนะนำว่าน่าจะเลือกแบบนำเข้าข้อมูลจาก Spreadsheet เพราะจะทำให้เราจัดการกับข้อมูลดิบ (exported data) ที่มาจากระบบเดิมก่อนจะนำไปใส่ลงในระบบใหม่เช่น Pipedrive ด้วยวิธีการนี้เรายังสามารถปรับเปลี่ยน เพิ่มเติม หรือลดฟิลด์บางฟิลด์ที่ไม่จำเป็น หรือไม่สอดคล้องกับระบบใหม่ที่เรากำลังจะใช้ด้วย

ที่สำคัญควรรู้คือ Pipedrive สามารถจะทำการคืนกลับข้อมูลได้ (revert data) ได้ภายใน 48 ชม. ถ้าเราไม่พอใจกับการนำเข้าข้อมูล (import data)

ภาพชุดสอง แสดงขั้นตอนการนำเข้าข้อมูล

ตัวอย่างข้อมูลดิบ (exported data) จากระบบเดิม ซึ่งจะประกอบไปด้วยฟิลด์มากมาย | ข้อมูลดิบ

ตัวอย่างข้อมูลที่มีการปรับแต่งก่อนที่จะนำเข้าระบบใหม่ เราทำการตัดฟิลด์บางฟิลด์ที่ไม่ได้ใช้ออกไป | ข้อมูลปรับแต่ง

หลังจากนั้นก็ทำการนำเข้าข้อมูล (Import data) แบบ “From a spreadsheet”

Pipedrive จะมีข้อดีตรงที่สามารถรับข้อมูลนำเข้าที่มีหลากหลายหมวดหมู่ได้ (many objects)

สำหรับกรณีตัวอย่างนี้ข้อมูลดิบจะแยกหมวดหมู่กัน ดังนั้นตอนนำเข้าข้อมูลก็น่าจะนำเข้าแบบแยกหมวดหมู่เช่นกัน

ภาพชุดสาม แสดงข้อมูลที่นำเข้าเรียบร้อยแล้วบน Pipedrive 

หลังจากนำเข้าข้อมูลสำเร็จ เราก็สามารถมาคลิกเข้ามาดูข้อมูลตามหมวดหมู่ที่ได้บันทึกไว้

จะเห็นว่าการนำเข้าข้อมูล (import data) เป็นเรื่องที่ง่าย ผู้ใช้งานสามารถทำเองได้ตามที่ต้องการ เป็นการลดเวลาที่เราจะต้องมาใส่ข้อมูลที่ละหนึ่งเรคคอร์ด

ร่วมค้นหาว่า PIPEDRIVE สามารถช่วยองค์กรของคุณได้อย่างไร

ติดต่อขอข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ (081) 823 2988 หรือ email at sujit.c@uncsolutions.com